Сотруднику выдали деньги из кассы, затем он вернул часть суммы. В 1С:Бухгалтерии нужно отразить оба движения и объяснить, сколько осталось за этим подотчётным лицом. Поручите Оператору оформить кассовые ордера с точными датами, суммами и сотрудником, затем проверьте кассу и расчёты.
В текущем выпуске подтверждены рублёвая выдача и частичный возврат от того же физического лица. Проверены движения по счетам 71.01 и 50.01, аналитика, касса и оставшаяся задолженность при неизменном банке. Проверка выполнена на демонстрационных данных.
Не смешивайте выдачу, возврат и расходы
Выдача под отчёт показывает передачу денег сотруднику, возврат — поступление части денег обратно в кассу. Отражение подтверждённых расходов авансовым отчётом является отдельной задачей. Одни кассовые движения не объясняют, на что сотрудник потратил оставшуюся сумму.
Как оформить авансовый отчёт по прочим расходам
Подготовьте данные для двух ордеров
- Организация, нужная касса и рублёвые суммы.
- Точное подотчётное лицо: проверьте карточку, а не только совпадение ФИО.
- Дата и сумма выдачи.
- Дата и сумма частичного возврата от того же человека.
- Исходный остаток расчётов с сотрудником и реквизиты уже оформленных ордеров.
Если выдача уже есть в базе, сначала прочитайте её и укажите реквизиты в поручении. Не создавайте её повторно ради оформления возврата. Сохранение двух документов по одной выдаче может исказить кассу и долг.
Поручение Оператору
Отрази для [организация] выдачу под отчёт сотруднику [точная карточка] на [сумма] рублей от [дата выдачи] и частичный возврат от него [сумма] рублей от [дата возврата] через кассу [касса]. Сначала проверь имеющиеся документы и покажи подготовленные реквизиты. После моего подтверждения проведи нужные кассовые ордера. Сверь сотрудника, суммы, движения, кассу и оставшуюся подотчётную задолженность. Проверь, что банк не изменился.
Проверьте каждую сторону движения
- До записи сравните организацию, кассу, подотчётное лицо, даты и суммы с поручением.
- После проведения прочитайте оба ордера и их движения. В выдаче и возврате должно быть указано нужное физическое лицо.
- Отдельно проверьте расход по кассе при выдаче и приход при возврате.
- Сверьте остаток расчётов с сотрудником после обеих операций. Учтите исходную задолженность и другие документы, если они есть.
- Сопоставьте банковский остаток с исходным: в подтверждённом сценарии кассовые операции его не изменили.
Если в проверяемой цепочке есть только выдача и частичный возврат при нулевом исходном долге, их разница помогает проверить остаток. При наличии прежнего долга, авансового отчёта или других движений такой расчёт уже не заменяет чтение всех относящихся к сотруднику документов.
Если результат записи неясен, сначала найдите сохранённый ордер по тем же реквизитам и проверьте его состояние. Не повторяйте операцию только из-за отсутствия понятного ответа.
Что вы получите для дальнейшей сверки
Результат — проверенные кассовые движения и объяснённая оставшаяся задолженность конкретного сотрудника. По ней можно продолжить сверку возвратов и расходов, сохраняя связь с исходными документами.
Официальный учебный материал фирмы 1С отдельно описывает документы выдачи наличных, возврата от подотчётного лица и авансового отчёта. В этой инструкции рассматриваются только выдача и частичный возврат; порядок признания расходов и сроки отчётности не устанавливаются.
Фирма 1С: расчёты с подотчётными лицами
Печать, подпись, работа с ККТ и фактический обмен наличными этой проверкой Оператора не подтверждены. Запись в 1С показывает учётные данные, а физическую передачу денег проверяют отдельно.
Задача Оператора: выдача под отчёт и частичный возврат
Если перед выдачей деньги получали с расчётного счёта, это отдельное движение из банка в кассу. Его следует отличать от расчётов с сотрудником.
Как отразить получение наличных из банка в кассу
После оформления ордеров можно проверить, как они вошли в кассовую книгу вместе с остальными операциями выбранных дней. Для этого нужна отдельная постраничная сверка отчёта, а не повторная выдача или возврат.
Сверить все страницы кассовой книги с ордерами и дневными остатками
Если деньги сотруднику отражаются через корпоративный счёт, нужна другая цепочка: пополнение счёта и списание с него под отчёт. Кассовые ордера из этой инструкции её не заменяют; остаток корпоративного счёта проверяется отдельно.