Для авансового отчёта по прочим расходам в 1С:Бухгалтерии подготовьте подотчётное лицо, организацию, дату, реквизиты подтверждающих документов, суммы и параметры учёта. Укажите конкретный документ выдачи аванса. Оператору можно поручить заполнение и проведение отчёта, а затем проверить расходы и изменение расчётов с сотрудником.
В текущем выпуске Оператора подтверждён рублёвый отчёт с прочими расходами и зачётом суммы по конкретному расходному кассовому ордеру. Проверены строки, проводки по счетам 91.02 и 71.01 и погашение остатка подотчётного лица при неизменных кассе и банке. Проверка выполнена на демонстрационных данных; она не подтверждает любой состав расходов или налоговый результат.
Соберите данные до поручения
- Организация, точное подотчётное лицо и дата авансового отчёта.
- Номер, дата и сумма конкретного расходного кассового ордера, по которому выдан аванс.
- Для каждой строки расхода — содержание, реквизиты подтверждающего документа и сумма в рублях.
- Заранее проверенные бухгалтером статьи, счета и параметры НДС для каждой строки.
- Исходный остаток расчётов с этим подотчётным лицом и сведения о ранее сохранённых отчётах по тем же расходам.
Не выбирайте документ выдачи только по совпадению суммы. Сверьте сотрудника, организацию и реквизиты ордера. Если расходы уже отражены в существующем отчёте, сначала проверьте его, вместо повторного создания.
Поручение Оператору
Оформи рублёвый авансовый отчёт [подотчётное лицо] от [дата] для [организация]. Аванс выдан по РКО №[номер] от [дата], сумма к зачёту [сумма]. Прочие расходы: [реквизиты документов, содержание, суммы, статьи, счета и проверенные параметры НДС по каждой строке]. Заполни и проведи отчёт после подтверждения. Перечитай строки и движения, проверь зачёт по указанному РКО и итоговый остаток расчётов. Проверь сохранность кассового и банковского остатков.
Это образец с заполнителями, а не документы сотрудника. Параметры НДС передаются готовыми; поручение не определяет применимую ставку или право на вычет. Используйте его для соответствующей задачи с прочими расходами, а не как универсальную инструкцию по командировкам и всем видам авансовых отчётов.
Проверьте отчёт и расчёты
- Перед подтверждением записи сравните организацию, сотрудника, дату, документ выдачи и подготовленные строки с исходными данными.
- После проведения откройте отчёт в 1С. Сверьте реквизиты подтверждающих документов, суммы, статьи и переданные параметры учёта каждой строки.
- Просмотрите проводки и движения. В опубликованном примере проверялись счета 91.02 и 71.01; это результат конкретной задачи, а не правило выбора счетов для любых расходов.
- Проверьте зачёт по точному расходному кассовому ордеру и остаток расчётов с подотчётным лицом. Не ожидайте нулевого остатка без сопоставления выданной и зачтённой сумм.
- Сверьте кассу и банк с исходными значениями: в проверенном сценарии оформление отчёта не меняло их остатки.
При неоднозначном ответе сначала найдите уже сохранённый отчёт по сотруднику, дате и реквизитам расходов и прочитайте его движения. Новое поручение на создание до такой проверки может привести к повторной записи.
Что входит в проверенную задачу
Фирма 1С описывает учёт расчётов с подотчётными лицами в Бухгалтерии и отдельные возможности заполнения авансовых отчётов данными чеков. В описанном сценарии Оператора проверена работа с переданными реквизитами и суммами; распознавание и проверка фискальных чеков не подтверждены.
Фирма 1С: расчёты с подотчётными лицами
В опубликованной проверке использовались заданные параметры НДС, в том числе включение налога в стоимость. Налоговый вычет и регламентированные книги не проверялись. Поэтому сохранённый и проведённый документ сам по себе не подтверждает налоговую применимость расходов.
Практический результат — проведённый отчёт с проверенными строками и объяснённым остатком расчётов по выбранному авансу. Дальнейшую выдачу денег, возврат остатка и другие операции оформляйте и проверяйте отдельно.